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I. 직무분석의 목적

일반적으로 직무분석(Job Analysis)이란 다양한 직무에 대한 정보를 수집 분석하여 직무별 목적, 주요 활동과 책임, 직무수행 요건을 명확히 규정하는 일련의 작업을 뜻한다. 따라서 직무분석은 능력과 적성에 맞는 사람을 직무에 배치하여 업무를 수행하게 함으로써 조직의 목표를 이루어가게 하는 측면에서 인적 자원관리의 핵심적 요소라고 할 수 있다. 도서관 직무분석은 위와 같은 목적 외에 도서관에서 수행되는 직무의 내용과 형식, 수행 과정을 구체적으로 분석함으로써 학술정보 서비스 환경 변화에 대처할 수 있는 도서관 발전계획 수립의 근거를 마련하고자 한다. 이러한 목적을 위한 직무분석은 다음과 같은 효과를 기대할 수 있다.

(1) 조직 및 직무의 재설계로 인한 조직체계의 합리화 제고

(2) 도서관 서비스의 전문성 강화를 위한 근거 창출

(3) 직무 구성 및 업무 프로세스 개발로 인한 업무 효율성 제고

(4) 전략적 업무 개발로 인한 연구지원 서비스 강화

(5) 장기적 인력 개발 및 관리를 위한 기초 자료 제시

(6) 도서관 업무 내용의 상세 정보를 개방함으로써 홍보, 직무교육, 업무편람을 위한 기초 자료 작성 제시

이 밖에도 국내 대학도서관으로는 최초로 직무별 분류표와 직무모형을 작성하였으며, 직무별로 표준화된 작업명세서와 직무명세서를 작성함으로서 해당 직무와 작업에 대한 표준화된 정의를 실시하였다. 추후 전문직 직무 분석의 표준 사례가 될 수 있을 것이다.

II. 직무분석의 방법 및 절차

1. 직무분석 실시 TFT 구성

1.1. TFT 구성

1.2. 작업 일정

‘도서관 직무분석 및 발전계획 수립 TFT 운영(안)’에 의하면 직무분석은 3개월 내에 수행하는 일정으로 설정되었다. 그런데 도서관에서 처음 실시하는 사업인 직무분석에 대하여 완전한 이해가 부족한 상황에서 시작되었기 때문에 시행착오를 일부 거쳤으며 그 결과 아래와 같은 일정으로 완료되었다.

〇 4월 : 기초 자료조사, 관련 문헌 및 사례 연구, 작업방법 수립

〇 5월 : 직무모형 작성, 직무분석 자료 수집

〇 6월 : 표준작업명세서, 표준직무명세서 작성

〇 7월 : 각종 명세서 분석, 직무진단 실시

〇 8-9월 : 직무분석 결과보고서 작성

2. 직무모형 작성

직무분석을 하기 위해서는 직무모형을 먼저 작성해야 한다. 직무모형은 직무의 내용을 성격, 특성별로 분류한 체계로서, 이를 표로 나타내기 때문에 직무분류표라고도 한다.

2.1. 직무분류 원칙

직무모형의 근거가 되는 직무분류는 아래와 같은 원칙을 두고 작성하였다.

〇 브레인스토밍을 통한 가치 분석 및 유사업무 집합방식 분류 실시

〇 도서관에서 수행하는 주요 업무 채택

〇 외국의 선진도서관에서 수행하는 모범 업무사례 반영

〇 현재 기능이 없거나 미약하더라도 전략적인 관점에서 중요한 업무 반영

〇 환경변화, 전략 등에 탄력적으로 대응할 수 있는 유연성 〇 분류 항목 간 독립적인 성격 유지

〇 상위분류에서 하위분류로 통하는 일관성, 독립성 유지

〇 시간과 비용을 고려하여 중요하지 않은 일은 기술 생략

2.2. 분류체계 구성

직무모형의 체계는 먼저 대학에서 정한 직군, 직렬 구분에 의거하여 시작하였다. 즉, 직군에서는 사무에, 직렬에서는 사서에 포함시켰다. 도서관에서 이루어지는 업무는 사서 직렬에 포함시켜 아래의 예와 같이 책무, 과업, 작업 순으로 세구분하며 전개하였다.

〇 직군 : 교수, 사무, 기능

〇 직렬 : 행정, 사서, 전산, 학예, 기사, 실험기사

〇 직무 : 사서의 경우 수서, 정리, 계속자료, 전자자원, 레퍼런스...

〇 책무 : 전자자원의 경우 메타데이터 구축, 접근관리, 시스템 관리...

〇 과업 : 메타데이터 구축의 경우 서지정보, 목록, 분류, 메타데이터 작성...

〇 작업 : 분류의 경우 DDC 분류, 국내학회지 KINS 분류, 기타 분류

〇 요소 : 각각의 작업을 구성하는 세부 업무

2.3. 직무 구분 및 내부 전문가(Subject Matter Expert) 구성

사서의 직무 구분은 종래 수서, 정리, 계속자료, 열람, 전산, 행정의 6개로 구분되는 것이 일반적이었다. 그런데 근래 전자저널, WebDB 등 전자자원의 증가에 따른 관리업무 폭증, 연구지원 및 레퍼런스 활동의 중요성 증대 및 비중 증가 등의 현상을 고려하여 6개의 일반적인 직무구분에서 레퍼런스와 전자자원 직무를 추가하여 8개로 구분하기로 하였다. 이렇게 결정된 직무별로 직무분류표를 작성하고 이후 직무분석 자료를 수집, 이를 분석할 내부 전문가를 아래 표와 같이 TFT 팀원 가운데 선임하였다.

3. 직무분석 자료 수집

직무모형이 완성된 후 직무분류를 위한 자료를 수집하였다. 확정된 표준 직무 분류표를 기반으로 구조화된 설문지인 작업명세서와 직무명세서 양식을 작성하여 작성요령과 더불어 중앙도서관과 과학도서관 직원에게 배부하였다. 내용이 채워진 양식을 수합하는 가운데 작성의 편의 및 정확성을 높이기 위하여 일부 면접법을 적용하였다.

작업명세서의 경우 작업명, 성취수준, 작업요소, 요소별 난이도, 종합 난이도, 지식 및 기술, 장비 및 도구, 숙련기간을 기술하게 하였다. 직무명세서의 경우 개인의 작업별 종합 난이도, 중요도, 업무 비중을 기술하게 하였다.

수합된 작업명세서와 직무명세서에는 직원 개인의 주관적인 판단으로 개별 작업의 요소가 각각 기술되었으며 또한 각 작업의 난이도와 중요도가 HML의 3점 척도로 부여되어 있다. 이를 검토, 분석하여 직무별로 주관성을 최대한 줄이고 객관성을 높인 표준작업명세서와 표준직무명세서를 작성하였다.

4. 작업 및 직무의 표준화

4.1. 표준작업명세서

표준작업명세서는 개인별로 제출된 작업명세서의 내용을 객관화한 문서이다. 직무, 책무, 작업까지의 전개와 더불어 이를 코드화하였으며, 해당 작업을 성취했을 때 도달하는 업무 수준을 기술하였다. 또한 해당 작업을 구성하는 일(작업요소)을 기술하였으며 각 작업요소의 난이도를 5점 척도로 표시하고 해당 작업의 종합 난이도를 정하였다. 해당 작업을 수행하기 위해 필요한 장비 및 도구, 관련 지식 및 기술(skill)이 무엇인지 확인하였으며, 마지막으로 해당 작업을 정상적으로 수행하기 위해 필요한 숙련기간을 확인하였다.

난이도의 경우, 여기서 개인이 기술한 작업명세서 상의 HML 수준의 난이도를 5점 척도의 난이도로 표준화하였다. 그 과정은 먼저 관련 문헌을 지식 수준, 기술의 다양성, 지식이나 기술의 복합(복잡)성, 창의성(응용), 숙련기간의 5가지 난이도 평가 기준을 선정하였다. 그리고 2급 정사서 자격증이 있는 3년 정도 경력의 직원이 수행하는 난이도 수준을 3점으로 보고 각 작업 경우를 검토하여 그 수준을 정하였다.

4.2. 표준직무명세서

표준직무명세서는 직무의 성격, 특성 즉 난이도와 중요도를 나타내는 문서이다. 직무명세서 상의 난이도 수준 LMH를 1, 3, 5점으로 환산하여 평균을 낸 값, 이 값이 1.00~2.33, 2.34~3.67, 3.68~5.00 수준일 때 각각 LMH로 변환한 값, 그리고 두 값을 고려하여 5점 척도로 표준화한 세 가지 값을 제시함으로써 작업의 난이도에 대하여 다양한 평가를 하였다.

중요도의 경우 직원 개인별로 제출한 직무명세서 상의 중요도 LMH 수준을 난이도 변환방법과 동일하게 적용하여 5점 평균, HML 평균, 표준 5점 수준으로 표시하였다. 표준 5점 값을 부여할 때는 관련 문헌을 참고하여 책임성, 연구/교육의 기여도, 영향력(파급 효과), 전략성(미래 지향), 평판/성과 기여도 등의 5가지 기준을 정하고 이를 평균 5점 점수와 평균 HML 점수를 함께 종합적으로 고려하여 정하였다.

4.3. 직무별 비중

개인별로 제출한 직무명세서 상에 표시한 작업별 비중을 근거로 직무별 비중표를 작성하였다. 직무별 비중표에는 동일한 작업을 하는 직원의 해당 작업의 비중을 모아 작성 인원, 비중의 합을 표시하고, 도서관 전체업무 가운데 차지하는 해당 직무, 책무, 과업, 작업의 비중을 표시하였고, 해당 직무 내에서 점하는 책무, 과업, 작업의 비중을 표시하였다. 이러한 직무별 비중은 난이도, 중요도와 함께 직무진단을 하는 데 있어서 판단 도구가 된다.

5. 직무분석

5.1. 직무별 직무분석

8개 직무에 대하여 상세한 직무분석 결과를 아래와 같이 기술하였다.

가. 각 직무에 대하여 정의함

나. 직무모형 상의 각 책무, 과업, 작업의 내용에 대하여 정의, 설명함

다. 분석을 위해 수집한 자료에 대하여 그 현황을 분석함

라. 직무 수행에 필요한 지식, 기술, 숙련기간을 확인함

마. 책무별, 작업별 난이도와 중요도를 분석함

바. 업무 비중에 대하여 개인별, 부서별로 현황을 분석함

사. 책무별, 과업별 비중을 분석함

5.2. 직무별 직무진단

직무별로 직무분석을 한 결과를 근거로 해당 직무의 현황을 아래와 같이 진단하였다.

가. 난이도, 중요도를 합산한 핵심도와 비중을 고려하여 직무를 분석함

나. 책무별로 핵심도와 비중을 고려하여 문제점과 개선할 부분을 확인함

다. 직무별 진단 결과를 내부 전문가의 브레인스토밍을 통해 수정/보완, 확정

라. 직무별 분석 및 진단 결과에 대한 해결책 제안

6. 이용자 반응 조사

직무분석과 관련하여 이용자가 도서관에서 제공하는 서비스에 대하여 얼마나 만족하는지 아래와 같이 조사하였다.

가. 도서관 홈페이지를 통하여 도서관 이용 만족도 조사를 위한 14가지 설문조사 를 웹 서베이 방식으로 실시

나. 응답결과에 대하여 빈도분석, 교차분석 등을 통해 통계적 자료 생성

다. 이용자 만족도 조사 결과를 직무분석과 관련하여 해석

7. 직무분석의 한계

이상과 같은 직무분석은 아래와 같은 제한 내지 한계 내에서 수행되었다.

가. 직무 자체를 대상으로 성격, 특성 즉 난이도, 중요도를 분석하였으며, 직원 개인의 능력, 자질을 고려하지 않음

나. 1인이 수행하는 전체 업무를 100으로 보고 각각의 업무가 차지하는 비율을 비중으로 나타내기 때문에 업무의 양과 질에 대해서는 분석되지 않음.

다. 직무조사 시점의 업무를 대상으로 하여 이후 변동 사항 반영되지 않음.

라. 난이도, 중요도 기준요소 중 특정 요소에 대한 가중치는 부여하지 않았으며, 가중치 부여는 주관성 개입의 요인이 될 수 있으므로 바람직하지 않음.

III. 직무모형

1. 분류 기준 및 구성

(1) 도서관이 현재 수행하고 있는 업무와 앞으로 수행해야할 업무를 모두 나열한 후 8개 카테고리로 구분하여 재배치함.

(2) 업무의 성격상 유사한 업무는 통합하였으며, 현재 소속부서와 업무분장에 관계없이 바람직한 직무군으로 업무를 배치함.

(3) 직무분류표 구성 내용

직무	책무	과업	작업	전체 작업량 대비 비율(%)
수서	5	16	49	6.56
정리	3	16	53	7.10
계속자료	4	8	22	2.95
전자자원	5	15	50	6.69
열람	8	31	96	12.85
레퍼런스	4	22	85	11.38
전산	10	50	250	33.47
행정	5	30	142	19.01
계	44	188	747	100

2. 직무별 표준 직무분류표