대학도서관의 자료보존 정책

1. 서론

 
국내 대학도서관은 근래 높은 장서 증가율을 보이면서 외형적으로 대형화의 추세에 있다.  그런데 많은 비용을 들여 입수한 자료가 잘 관리되지 않으면 현재와 미래의 이용에 지장을 주게 되고 또한 재산의 손실도 가져오게 된다. 이는 도서관의 사명을 다하지 못하는 것이므로 자료보존에 대하여 많은 주의를 기울여야 한다. 도서관 자료 가운데 도서는 취급 과정에서 훼손되기 쉬울 뿐만 아니라 재료의 물리적 성질상 시간이 경과함에 따라 자연 훼손된다. 비도서의 경우도 매체 재료의 화학반응, 전기적 충격, 자성 변화, 먼지나 연기 등의 같은 원인으로 훼손될 수 있다. 그리고 적은 비용으로 관리할 수 있는 시기를 놓치면 관리 및 이용이 어렵고, 원래 상태로 복원하는 데 비용이 많이 소요될 것이다. 또한 복본이나 대체물을 준비하는 데 비용이 더 들 수도 있다. 따라서 자료가 훼손되기 전에 혹은 훼손 상태가 경미할 때 이를 잘 관리하여 이용에 대비해야 한다.  
  그럼에도 불구하고 국내 대학도서관에서 자료보존에 대한 인식률은 낮다고 할 수 있으니, 그 이유는 첫 번째로 대학이 설립된 지 오래지 않아 도서관의 장서가 비교적 최근 자료 중심으로 구성되어 있어 장서 상태가 전반적으로 양호하기 때문이다. 그러나 그 가운데는 제본상태가 훼손되었거나 종이가 누렇게 변질된 것이 다수 있을 것이다. 또한 눈에 띄지 않게 자료가 훼손되고 있는 것을 심각하게 보지 않았을 수도 있다. 두 번째, 자료보존은 자원절약 혹은 자원보호와도 관련이 있을 터, 이러한 일에 일반적으로 인식률이 높지 않기 때문이다. 세 번째, 사서 자신이 자료보존에 대한 필요성이나 심각성을 인식하더라도 이를 해결하는 지식과 기술이 부족하기 때문이다. 이는 국내 대학의 문헌정보학과에서 자료보존을 위한 교육활동이 미비한 것과 관련이 있다. 네 번째, 도서관에서는 장서 확충, 자료이용 우선 정책으로 인해 상대적으로 자료보존 활동을 위한 인력배치, 예산지원, 업무확대에 적극적이지 못했다. 마지막으로, 자료보존을 위한 전문지식, 기술, 전문가 등의 기반이 취약하기 때문이다.
  앞으로 계속해서 장서가 증가하면서 도서관 규모와 서비스가 확대될 것을 감안한다면 또한 자원보호와 비용절감을 고려한다면 자료보존의 중요성을 심각하게 인식해야 할 것이다. 이를 위해서 본고는 자료보존 활동이 발달한 미국의 대학도서관 중에서 하버드, 예일, 브라운 대학도서관 등 세 곳을 선정하여, 관련 홈페이지를 중심으로 조직과 활동 상황을 살펴보고 이를 분석한다. 그리고 이를 통하여 국내 대학도서관의 자료보존을 위한 제안을 하고자 한다.
  본고에서 사용하는 용어에 대해서는 다음과 같이 IFLA의 Principles for the Preservation and Conservation of Library Materials의 정의에 따른다.

자료보존(preservation)은 도서관의 자료와 정보를 보존하기 위하여 서고와 시설, 인사, 정책, 기술 및 방법을 포함한 관리·재정적인 모든 문제를 고려한다.
자료보호(conservation)는 도서관의 자료를 훼손, 손상, 부식으로부터 보호하기 위하여 특정 정책 및 실무 외에도 전문가가 개발한 방법과 기술을 나타낸다.
복원(recovery, restoration)은 시간, 이용 그외 다른 요인으로 손상된 도서관의 자료를 수리하기 위하여 전문가가 사용하는 기술과 판단이다. (권기원 외, 1999 : P. 23)
 
자료보호(conservation)의 경우 아직 널리 사용되는 용어가 아니며 또한 자료보존(preservation)과 혼동이 되기 때문에 영어 그대로 conservation으로 표기한다. 그밖에도 본문 중에 특정 명사를 한글로 굳이 표기하면 이해하는 데 불편할 것으로 여겨지는 것은 영어를 그대로 표기하였다.

2. 하버드 대학도서관

1638년에 설립된 하버드 대학도서관은 미국에서 가장 오래된 도서관이며 세계에서 가장 큰 대학도서관이기도 하다. 203개의 크고 작은 도서관이 있으며, 1300만 건 이상의 장서 가운데 800만 건 이상을 17개의 단과대학 도서관에서 소장하고 있다. 많은 자료를 체계적으로 관리하고, 자료보존 활동을 활성화하기 위하여 Weissman Preservation Center 와 Preservation & Imaging Department라는 부서를 설치하였다.

2.1. Preservation & Imaging Department

하버드 단과대학 도서관인 Widener Library에 소속된 Preservation & Imaging Department는 45명의 직원이 하버드 단과대학 도서관 장서를 보존하고 이미지 제작 프로그램 및 프로젝트, 서비스를 담당한다.  
  이곳에서 수행하는 주된 업무는 다음과 같다. (1) Conservation 서비스 : 여러 단과대학 도서관에 소장된 18세기 후기 간행 연구용 장서를 서비스 대상으로 한다. (2) 매체 변환 :  하버드 대학 내의 모든 도서관을 대상으로 마이크로필름 제작, 디지털 이미지 제작, 스튜디오 사진촬영 서비스를 한다. (3) 보존처리 서비스 :  Widener Library 등을 대상으로 제본 및 배가준비, 매체변환 준비, 제본준비 교육 등의 업무를 한다.

가. 일반장서를 위한 Conservation

하버드 대학에서 수행하는 conservation 서비스는 자주 열람되는 18세기 자료를 대상으로 하는데, 이를 위하여 수명이 영구적이거나 내구성이 있는 재료, 적절한 처리기술을 사용한다. 이러한 작업을 효율적으로 처리하기 위하여 Widener 도서관에 3,400 평방 피트 규모의 Harvard College Library Conservation Laboratory를 운영한다. 이곳에서 하는 일은 다음과 같다. (1) conservation 처리 : 예방 차원의 유지관리, protective enclosures 처리, 훼손된  자료를 이용할 수 있는 상태로 만드는 다양한 conservation 처리를 한다. (2) 컨설팅 : 장서의 conservation 문제에 관한 자문, 여기에는 작업대 설계, 공간 계획, 보존 의사결정 그리고 프로그램 개발을 포함한다. (3) 재난 복원 : 화재나 수해를 입은 자료를 복원하는 일을 지원한다. (4) reference library (http://preserve.harvard.edu/resources/library.html) 운영 : conservation에 관한 업체 카탈로그, 물품 견본, 매뉴얼, 도서, 잡지 그리고 브루셔 수집 및 보관, 자료 제공 (5) 교육 : 하버드에 있는 도서관 직원을 위한 인턴십, 워크샵 그리고 개인 지도. 이밖에도 수해를 입은 자료를 복원하는 부속 시설이 있다. 특수장서를 위한 conservation은 Weissman Preservation Center에서 수행한다.
   
나. 매체 변환

* 디지털 이미지 제작
하버드 단과대학 도서관의 Digital Imaging Group은 연구 가치가 있는 내용의 디지털 장서를 생산을 주도·지원하며, 고급 스캐닝 그리고 디지털 사진촬영 프로그램을 관리한다. 서비스의 내용은 (1) 스캐닝 : 문서 스캐닝, 디지털 사진촬영 (2) 이미지 프로세싱 : 디지털 마스터의 이미지 파일에 있는 이미지를 섬네일, full-screen study images 등으로 가공하거나 다른 포맷으로 이미지를 전환한다. (3) 메타데이터 : 디지털 자료가 지속적으로 관리, 이용되도록 접근 정보를 생산하고, 디지털 자료 내에서 내비게이션이 가능한 구조적인 메타데이터를 생산한다. (4) 데이터 전송 : 디지털 자료를 CD-ROM에 담아 Harvard Digital Repository Services(DRS)에 보낸다.

* 보존용 마이크로필름 제작
이곳에서 사용하는 재료, 기술 그리고 처리방법은 국제기준에 따르며 원본에서 가능한 한 많은 정보를 추출한다. 작업 내용은 (1) 보존용 마이크로필름을 35mm 할로겐은 마스터 네거티브 필름으로 제작하며, 이용을 위한 복본으로 네거티브와 파저티브의 두 가지 필름을 복제한다. (2) 기 제작된 모든 필름을 점검하여 제작상의 문제점이 있는지 확인한다. (3) 하버드 마이크로필름 멤버를 지정하고 기술에 대한 사항을 기록으로 남긴다. (4) 처리가 완료된 필름을 포장한다. (5) Harvard Depository에 보관하기 위한 마스터 네거티브 마이크로필름을 준비한다. (6) 하버드 대학도서관 장서인 마이크로필름을 저작권에 의거하여 복제한다. (7) 하버드 대학도서관 장서인 마이크로필름을 저작권에 의거하여 인쇄물로 출판한다.

* 복사 서비스
이곳에서 사용하는 장비와 기술 그리고 처리방법은 자료를 다루는 데 있어서 안전을 보장한다. 서비스 내용은 (1) 하버드 대학도서관 장서 이용자를 위하여 저작권 범위 내에서 자료를 복사한다. (2) 하버드 단과대학 도서관 전체의 복사기, 마이크로필름 리더/프린터 그리고 마이크로 필름 스크린 스캐너를 설치하고 이를 유지·관리한다.

* 사진 스튜디오
사진 스튜디오는 하버드 내의 도서관, 문서관리관, 박물관 소장 자료의 복사, 전시용 사진촬영 프로그램을 관리하고 있다. 서비스 내용은 (1) 대형 칼라/흑백 사진 (2) 35mm 칼라, 흑백, 슬라이드 사진 (3) 주문형 흑백 사진 (4) 희귀본과 부서지기 쉬운 자료를 위한 특수한 취급을 요하는 촬영 (4) 출장 사진 등이다.

다. 자료보존 처리 서비스
 
* 제본 및 배가 준비작업
Widener 도서관에 있는 Binding and Shelf Preparation Group은 제본과 배가에 관련한 업무를 수행한다. 제본업체를 상대하고 정리된 자료나 새로 제본된 자료를 배가할 준비를 한다. 서고에 입고되는 자료가 적절히 제본되었는지 확인하고 archival quality enclosures로 보호하는 일련의 작업을 한다.

* 매체변환 준비작업
상태가 좋지 않거나 희귀하여 취급하기 어려운 도서관 자료를 서지적으로 접근하는 데 있어서 이를 개선하거나 보존용 마이크로필름을 제작하기 위해 준비한다. Widener Library 전체의 부서와 장서를 위하여 통합 서비스를 제공하는데, 그 내용은 다음과 같다.
(1) 사서와 협력하여 마이크로 필름 제작을 위한 타이틀을 선정한다.
(2) HOLLIS와 국가서지 데이터베이스 내 레코드를 탐색한다.
(3) 보존 마이크로필름 제작을 위한 자료를 준비한다.
(4) HOLLIS의 목록 레코드를 생성, 업그레이드를 하여 국가 서지용 데이터베이스에 반출한다.
(5) 탐색을 위한 릴 프로그래밍 및 타겟 설정

2.2. Weissman Preservation Center

Weissman Preservation center에서는 20명의 직원으로 하버드 대학도서관에서 연구, 강의 등을 지원하기 위하여 소장하고 있는 방대한 장서를 보존하기 위한 프로그램, 프로젝트 그리고 서비스를 관리한다. 주된 업무는 자문 및 현장 서비스(장서 조사, digital initiatives, 환경 감시, preservation initiatives, 프로젝트 관리), 매체 변환(NEH Brittle Books Microfilm Program, 출판협력) 그리고 특수자료 Conservation 등이다.

가. 자문(Advisory)

* Digital Initiatives
Weissman Preservation Center의 Digital Initiatives program은 가치 있는 디지털 자료를 생산하고 보존하는 데 도움을 준다. Library Digital Initiative  팀과 Digital Imaging Group의 동료의 협조와 조사로 디지털화 (디지털 변환), 디지털 보존, 그리고 디지털 자료의 전송을 위한 가이드라인과 방법을 개발한다. Office for Information Systems의 Library Digital Initiative 팀 멤버뿐만 아니라 여러 보존 프로그램을 담당한 동료들과 함께, WPC의 프로그램 관리자는 하버드의 모든 도서관에 자문 서비스를 한다. 이러한 목적을 두고 수행하는 업무는 다음과 같다.
(1) 리포맷팅 어드바이스와 교육 : 리포트, 가이드라인 그리고 자료의 매체변환을 위한 보존 원칙(http://preserve.harvard.edu/guidelines/reformattingprinciples. html)과 일치하는 기타 정보원의 준비
(2) 메타데이터 가이드라인과 디지털 보존 정책의 협동 개발
(3) 품질 감시 및 시스템 구성 : 이미지 제작 기술자로부터의 조언 조정 그리고 시스템의  질과 성능을 측정하는 기술의 적용

* Preservation Initiatives
Library Preservation Initiatives program은 하버드 대학도서관이 도서관의 모든 형태의 장서를 보존하려는 노력을 지원하는 데 있어서 자문 서비스를 한다. 도서관들이 성격, 영역, 목적 별로 고유한 능력에 따라 전문가적인 자문과 지원을 다음과 같이 제공한다.
(1) 교육, 정보 배포 : 보존에 관한 회의, 워크샵 그리고 인턴십의 후원; 보고서, 가이드라인 기타 정보원의 준비; 도서관 직원과 이용자를 위한 교육자료 개발
(2) 컨설팅: 장서에 대한 취급 방법, 주의, 처리, 소제, 보관, 전시, 전화 및 현장 레퍼런스 외에 리퍼럴 서비스에 관련한 어드바이스
(3) 장서 비상대책 : 재난대책 수립, 수해 등으로 훼손된 장서를 복원하는 데 있어서의 지원
(4) 장서 조사 및 환경 감시
(5) resource library : 도서, 연속간행물, 제품 정보 기타 하버드 도서관 사회에서 얻을 수 있는 모든 자료를 망라하여 보존과 이미지 처리에 관한 자료실 유지
(6) 조사 : 도서관 자료의 훼손, conservation 그리고 복제에 관한 문제와 이슈를 조사할 뿐만 아니라 문헌조사, 서베이 그리고 응용 연구 수행.

나. 현장 서비스

* 장서조사
Weissman Preservation Center는 장서조사 프로그램을 통해 장서의 상태를 조사·분석함으로써 도서관의 보존에 대한 노력을 지원한다. 장서조사는 장단기 보존계획, 프로그램 및 프로젝트 수행의 근거가 된다. 장서조사 현장 서비스는 하버드에 있는 모든 도서관에 적용된다. 한 해에 수행할 수 있는 조사의 수는 제한이 있으며 사전에 일정을 조정해야 한다. 장서 조사를 위한 주요 서비스는 다음과 같다.
   (1) 특수 장서의 성격이나 목적에 적합한 조사 방법을 개발한다.
   (2) 장서 상태조사를 수행하여 그 결과를 분석하고 보고서를 작성한다.
   (3) 각 도서관에서 결과를 해석하고 시행 계획을 수립하는 일을 지원한다.

* 환경 감시
Weissman Preservation Center는 하버드의 모든 도서관에 있는 개가실, 폐가실, 각종 서고의 환경 상태를 장서의 수명이 보장되도록 감시하는 서비스를 한다. 서비스의 내용은 (1) 도서관과 문서관리관을 위한 환경 목표에 관한 가이드라인과 기타 정보를 배부한다. (2) 환경 감시장비 구입 추천 (3) 감시장치의 사용과 교정을 위한 소 그룹 교육 (4) 환경 상태와 도서관 장서의 수명 간의 관계, 환경상태 감시법, 결과 평가법 등에 관한 워크샵과 회의에 대한 계획과 관리 등이다.

* 프로젝트 관리
Weissman Preservation Center에서는 복잡한 일을 조정하는 프로젝트를 관리한다. 또한 협력, 기술적인 감독, 보고, 기타 문서작성를 요하는 프로젝트도 다룬다. 이 사업은 중요한 자료보존을 계획, 자금조달, 수행하고 프로젝트에 접근하는 데 있어서 도움이 필요한 하버드에 있는 모든 도서관을 서브스 대상으로 한다. 프로젝트는 종종 대학차원의 활동을 조정하기도 하지만 대개는 위에서 거론한 여러가지 보존 서비스를 포함한다.  
  프로젝트 관리활동 가운데 NEH Brittle Books Microfilming Program이 가장 활발하며, 이 외에도 대표적인 것으로 NHPRC Daguerreotypes Project, NEH H. H. Richardson Architectural Drawings Project, U.S. Department of Education Title II-C Microfilming Projects 등이 있다.
  사업의 목적은 (1) 리포맷팅 프로젝트의 기획, 예산 그리고 관리 (2) 관리요원의 고용, (3) 통계 수집 및 보고, (4) 자료 취급, 마이크로필름 제작, 디지털 작업, 색인, 목록작업, 품질 관리, 보관 등의 과정이 모든 기준에 적합한지 확인하고, (5) 프로젝트가 예정된 시간과 예산에 맞추어 완료되도록 관리한다.

다. 매체변환

* NEH Brittle Books Microfilm Program
하버드 대학도서관은 1990년부터 National Endowment for the Humanities(NEH) preservation microfilming of brittle books and serials program에 참여해 왔다. 2001년 6월까지 5번째 지원사업이 완료될 예정이다. 750만 달러를 국고에서 지원받았으며 이에 대응하여 690만 달러를 학교와 외부로부터 지원받았다.
  이전 4회의 사업을 통하여 86,000권 이상이 마이크로필름으로 제작되었다. 여기에 포함된 주제분야는 (1) 비즈니스와 사회사  (2) 미국사 텍스트북  (3) 전기 소비에트 러시안 법률 (4) 이탈리아의 Risorigimento 역사 (5) 러시아, 소비에트 그리고 슬라브 역사와 문화, (6) 서유럽 지역역사, (7) 약학사, (8) 미국 인류학사 (9) 천문학사 등이다.

* 출판협력
하버드 대학도서관의 출판협력 프로그램은 하버드에 있는 도서관들과 전세계 출판사 간의 협력을 포함한 다양한 프로젝트를 조정하고 관리한다. 도서관이 상업 출판사와 협력으로 진행하는 마이크로필름 제작, 디지털 제작, 색인 기타 프로젝트가 장서에 최소한의 영향을 주면서 고수준의 복제품이 학계에 배포되기를 기한다. 사업의 주목적은 자료 취급, 마이크로필름 제작, 디지털 제작, 색인, 목록작성, 보관 등의 절차가 모든 기준에 일치하고 특히 자체적으로 정한 매체변환 원칙에 부합하는 계약서를 개발하도록 지원하는 데 있다.

라. 특수장서를 위한 conservation

Weissman Preservation Center에 있는 Conservation Laboratory는 특수장서 가운데  희구본, 원고, 프린트, 그림, 지도 그리고 기타 희귀하고 가치있는 자료를 보호 처리하기 위한 conservation 프로그램을 관리한다. 작업의 기준은 American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works의 Code of Ethics and Guidelines for Practice에 따른다.

 
3. 예일 대학도서관

세계 7번째의 규모를 자랑하는 예일 대학도서관은 1020만의 장서, 21개의 도서관, 600여 명의 직원이 있는데, 1971년에 자료보존을 위한 전담부서인 Preservation Department를 설립하였다. 이 부서는 미국의 자료보존 관련 부서 가운데 가장 오래되었으면서도 가장 크고 포괄적인 자료보존 프로그램을 수행하는 곳이라고 자랑하고 있다.    
  이 부서는 기본적인 자료보존 및 conservation 서비스를 제공하는데 있어서 예일 도서관 전체를 대상으로 하면서도 Sterling Memorial Library, Cross Campus Library, Beinecke Rare Book Library 그리고 Seeley G. Mudd Library의 직원을 특별한 대상으로 한다. 학생, 학자 그리고 도서관 직원에게 희구본과 특수장서의 취급법에 대하여 자문, 교육 그리고 의견을 준다. 또한 재난에 대한 대책과 대응에 대한 워크샵도 개최하며 캠퍼스 전체의 재난대책에도 활동적으로 참여한다.

3.1. Preservation Department

가. Collections Care Program  
이 프로그램은 Sterling Memorial Library의 일반장서를 conservation, 관리하는 목적을 가지고 있다. 직원은 열람되는 자료에 대하여 담당 사서의 지도 하에 기본적이거나 중급 수준의 conservation 처리를 한 후 재배가한다. 또한  Preservation Department의 자료보존 마이크로필름 제작 프로젝트를 통하여 마이크로필름으로 제작된 자료를 수선한다. 분관 장서의 conservation 문제에 대하여 자문하며, 다른 도서관 부서의 기술자를 교육한다. 5명의 전임 Conservation Assistants 와 2명의 학생 작업자로 구성된 Collections Care Program은 매년 28,000건을 처리한다.

나. Conservation Program  
conservation program은 Chief Conservator와 assistant conservator의 관리 하에 도서관 자료의 conservation 기능을 조정한다. 또한 희구본과 특수자료의 특별한 처리, 희구본 전시를 위한 준비 지원, 도서관 자료의 conservation을 위한 과학기술 개발을 담당한다. conservation program은 conservation 문제, 수해 대처 및 복원에 대하여 도서관 전체에 자문하고, 일반인에게도 conservation에 대한 정보를 제공한다.
 
다. Core Program  
Core Program은 보존처리가 필요한 도서관 자료를 인수받아 평가하고 처리한다. preservation librarian의 지시 하에 입수되는 자료에 대한 보존처리 기준을 적용하고, 그것을 해당 부서로 보내거나, 해당 자료를 다른 포맷의 자료로 대체해 준다. 또한 core program은 대학 내에 있는 다른 도서관의 부서에도 사전 장서평가와 높은 수준의 자문, 교육 서비스를 제공한다.

라. Preparations Program  
Preparations Program은 목록이 생산된 단행본과 제본된 연속간행물을 대상으로 처리한다. 또한 배가 준비, 코팅, 레이블 부착, 장서인 날인 등의 작업도 한다. Preparation Manager의 지시 하에 페이퍼백 자료를 제본할지, 제본하지 않고 바로 배가할지 혹은 팜플렛 제본을 위한 collection care program으로 보낼지 결정한다.

마. Reformatting Program  
Reformatting Program은 National Endowment for the Humanities의 지원을 받아 수행하는 brittle books microfilming projects를 관리한다. Reformatting Librarian의 지시 하에, 보존용 마이크로필름 제작 프로젝트에 관련된 일련의 작업 즉, 자료 선정, 목록작업, 처리 및 품질 관리의 업무를 수행한다. 업체에서는 실제 필름 제작과 마이크로필름 릴의 인화작업을 한다. Reformatting Librarian은 부서 외의 도서관 전체에 걸쳐 보존용 리포맷 프로젝트 설계에 관한 기술적인 도움을 제공한다.

바. 현재 진행중인 마이크로필름 제작 프로젝트
현재 진행중인 작업은 National Endowment for the Humanities의 지원으로 이루어지는 3개년 보존용 마이크로필름 제작 프로그램이다. 이를 통하여 영국사 자료 16,000권을 보존할 계획이다. 이 주제분야는 예일 캠퍼스에 있는 세 개의 도서관에 소장되어 있는 5개의 문고를 포함한다. 그중 두 개는 Sterling Memorial Library의 역사분야 문고에서, 두 개는 Seeley G. Mudd Library와 Divinity School에 각각 소장된 종교사상사 자료이며, 마지막 하나는 Divinity Library에 소장된 Day Mission 문고의 일부이다.

3.2. Project Open Book

Project Open Book은 마이크로필름에서 디지털 이미지로 보존용 자료를 대규모로 변환할 때 이의 가능성과 비용을 조사하는 연구개발 프로그램이다. 이 프로젝트는 National Endowment for the Humanities와 Commission on Preservation and Access의 지원 하에 이루어졌으며, 다음 3개의 목적을 가졌다.
(1) 변환 : 10,000권의 디지털 이미지를 마이크로필름에서 생성한다. 작업과정상의 문제, 품질 그리고 비용을 평가한다.
(2) 검색 : 변환된 10,000권에 대하여 문헌의 구성과 페이지 색인을 생성하여 검색의 효율을 높인다. 이렇게 함으로써 학자들이 특정 페이지나 목차 같은 문헌의 구성요소에 직접 찾아갈 수 있다. 광학문자인식(OCR)에 의한 전문(Full-text) 변환은 이번 프로젝트에 포함하지 않는다.
(3) 접근 : 10,000권의 디지털 라이브러리에 대한 물리적 접근은 예일 캠퍼스 네트워크를 통하여 이루어지게 함으로써 접근 가능성을 높인다. 결과적으로 전세계 이용자가 인터넷을 통하여 접근할 수 있는 것이다.

Project Open Book은 한편으로는 디지털 이미지 기술이 개발됨에 따라 프로젝트가 발전하도록 다단계로 설계되어 있다. 첫 번째 단계인 구조 단계에서, 예일은 1991년과 1992년에 노력을 기울여 Xerox 사를 프로젝트의 주요 파트터로 선정하였다. 두 번째 단계인 셋업 단계에서, 예일은 1992년에 통합 변환 워크스테이션, 마이크로필름 스캐닝 하드웨어, 관련 변환 소프트웨어를 입수하였다. 이 워크스테이션을 점검하고 평가한 후 완전한 생산 시스템을 만들었다. 세 번째 단계인 생산-변환 단계에서, 예일은 2,000권을 마이크로필름에서 디지털 이미지로 변환하고 XeroX 장비와 소프트웨어를 이용하여 디지털 파일에 대한 색인작업을 하였다. 그리고 이미지 파일을 예일의 서지 데이터베이스에 목록화하고 그 파일을 쥬크 박스에 장착한 광학 디스크에 저장하였다. 직원은 세 사람이다.


4. 브라운 대학도서관

장서가 300만 권이 넘는 브라운 대학도서관에서는 Preservation Department를 설치하여, 도서관에 소장된 모든 자료를 보호할 뿐만 아니라 자료의 지적 내용과 물리적 형태를 보존하는 노력하고 있다. Preservation Department에서는 신규 입수된 자료의 최종 처리, 외부 제본업체 상대, 열람용 자료의 수선, 특수자료의 처리, 환경 감시, 재난대책 및 비상조치, 직원 및 이용자 교육 프로그램, 자료보존을 위한 신기술 조사, 자료보관에 관한 업무 조정 등을 수행하고 있다.
   브라운 대학의 자료보존 역사는 John Hay Special Collections Library에 집중된다. 다른 기관의 경우처럼 이곳에서도 오래되고 손상되기 쉽고 약한, 역사적으로 가치가 있는 책과 원고 자료를 보호(care)한 것이 자료보존의 시작이었다. 이러한 초기의 자료보존에 대한 노력의 핵심은 conservation 기술에 있었다. 그러한 기술은 숙련된 도서 제본기술자와 종이 conservator의 기술을 요하는 수준이었다. 브라운 대학도서관에서의 진정한 자료보존 활동은 1983년에 자료보존 계획을 세운 Preservation Coordinating Committee로부터 시작하였다. 그러나 자료보존을 위한 중앙 기획부서를 설립하고, 그 결과로서 1989년 4월  "Recommendations for a Preservation Program at Brown University Library"라는 문서가 발간된 것은 1987년 전임의 Preservation Librarian의 업적이었다. 보고서는 브라운 대학도서관을 위한 자료보존 확장 프로그램을 개괄하였으며 그것이 즉시 시행되어야 한다고 하였다. 그러나 그 Preservation Librarian은 보고서가 발행되자 곧 브라운 대학을 떠났다. 후임 Preservation Librarian은 새로운 Preservation Department가 설립되고 그곳의 장으로 임명될 때까지 3년간 일했다.
    특수장서를 중심으로 기울여졌던 보존에 대한 노력은 모든 도서관의 자료를 대상으로 확대되었다. 1980년에 브라운 대학도서관의 자료보존에 관해 작성된 보고서에 의하면, 종이질, 과도한 이용, 환경통제의 불안정, 서고 공간으로부터의 스트레스 때문에 일반 장서도 매우 위험한 상태라고 한다. Preservation Department는 이럴 때 일반 장서의 문제에 대처해야 하는 요구에 부응하여 발족하였다.
     
브라운 대학도서관의 Preservation Department는 책임자를 포함한 8명의 직원으로 다음과 같이 구성되어 있다. (1) Bindery Unit : 이용중인 장서에 대한 수선, 레이블 부착, 표식, 신규 입수 도서의 마지막 절차, 훼손되었거나 위험한 그리고 부서지기 쉬운 책을 archival enclosure 처리, 제본업체와 관련한 모든 사항 (2) John Hay Library의 conservation unit에서는 특별히 교육받은 paper conservator가 여러 가지 자료가 원래의 모습으로 유지되도록 전문가의 기술을 발휘한다. 곧 National Endowment of the Humanities Grant의 지원으로 인문과학 장서를 위한 자료보존 unit가 설치될 것이다. 마지막으로 (3) Preservation Department 책임자는 도서관장의 감독을 받으면서 여러 units의 작업을 감독한다. 그는 도서관 자료의 보관 계획과 정책을 책임지며 도서관 건물에 대한 환경조건을 감시하는 프로그램을 관리한다. 그리고 직원과 이용자에게 주의와 교육 프로그램을 제공하며, 부서 예산을 관할한다. 또한 미래의 자동화 및 전자화된 자료보존 활동을 계획하며 도서관과 대학사회의 다양한 자료보존 욕구에 대처한다. Preservation Department의 직원은 어드바이스, 사이트 방문 그리고 재난 대처를 돕는 데 있어서 활용 가능하다.  
 

5. 분석

미국 대학에서는 도서관 자료의 보존에 대한 인식이 전반적으로 높게 형성되어 있다. 이는 자료보존에 투입된 비용과 조직, 그리고 업무내용, 프로그램 등을 통하여 확인할 수 있다.  
  미국의 주요 대학도서관에서 자료보존을 위하여 지출하는 비용을 살펴보면, 규모가 큰 대학일수록 많은 예산을 지출하고 있다. 중규모 대학 가운데 브라운 대학 도서관은 자료보존 예산이 자료구입비 대비 16%, 전체 예산 대비 5%로 가장 높은 비율을 보인다. 대규모 대학의 경우 콜롬비아 대학도서관에서 자료구입비 대비 20%, 전체예산 대비 7%의 높은 비율을 보이고 있다.  

<표1> 주요 대학도서관의 자료보존 비용 비율 : 생략

  하버드, 예일, 브라운 대학도서관 모두 자료보존 활동을 체계적으로 수행하기 위하여 Preservation Department 같은 전담 부서인를 두고 있다. 규모가 큰 하버드 대학의 경우는 두 개의 큰 부서인 Weissman Preservation Center, Preservation & Imaging Department를 두었을 뿐만 아니라 산하기관 및 독립기관으로 Harvard College Library Conservation Laboratory, reference library, Harvard Digital Repository Services(DRS), Harvard Depository, 사진 스튜디오, Binding and Shelf Preparation Group, Digital Initiative team, Digital Imaging Group, Office for Information Systems의 Library Digital Initiative team 등의 많은 기구를 두었다. 이러한 기구들이 조직적으로 분업되었으면서도 체계적인 협력관계가 이루어지고 있다. 지속적인 교육과 연구, 다양한 업무, 도서관 간 그리고 대학 내 기관과의 협력, 외부 관련 업체와의 협력이 활발하다. 이 밖에도 자료보존 기술 전문자인 conservator가 많은 활약을 하고 있다.
  외부기관으로부터의 자료보존을 위한 지원이 활발하다. Strengthening Research Library Resources Program (Title II-C). 1993년 National Endowment for the Humanities, 1995년 National Historical Publications and Records Commission, 1996년 National Endowment of the Arts Challenge Grant, NEH Brittle Books Microfilming Program등의 지원금을 지속적으로 받아 자료보존 활동을 펼쳐왔다. 그리고 외부기관의 지원에 대응하여 도서관 예산을 확대하여 자료보존를 지원하였다. 따라서 자료보존은 조직 결성, 업무 확대, 예산 지원이 잘 이루어져야 하는 활동임을 알 수 있다.


5. 결론

국내 도서관의 발전은 근래 2-30년 사이에 급격히 이루어졌다. 대학도서관도 마찬가지로 근래 신속한 발전을 보이고 있지만 양적인 팽창에 급급한 나머지 질적인 발전을 이루지 못했지만 이제 진정한 발전을 이룰 시기가 왔다. 자료보존은 바로 질적인 발전을 이루는 데 하나의 바로메타가 된다. 자료보존이 체계적으로 이루어지고 있는 곳이 발달된 외국의 대학도서관이라는 점이 바로 그 증거가 된다.
  자료보존을 위한 정책을 수립하기 위해서는 자료보존에 대한 인식이 높아 업무에 반영된 지난 활동 경험을 바탕으로 자료보존을 위한 활동이 가장 효율적으로 수행되도록 체계화되어 있는 외국도서관을 모방할 필요가 있다. 우리의 경우 자료보존에 대한 경험이 부족하기 때문에 이들로부터 교훈을 배우고 모범을 삼기 위함이다. 그렇게 함으로써 자료보존을 위한 각종 정책과 사업을 실행하는 데 있어서 시행착오를 줄이고 높은 성과를 볼 수 있다.   
  하버드, 예일, 브라운 대학도서관을 살핀 결과 다양한 자료보존 활동이 체계적으로 수행되고 있으며, 이러한 활동은 자료보존과 같은 전담부서뿐만 아니라 다양한 관련 조직을 두고 이루어지고 있으며 대학 내외의 예산 지원이 뒷받침되고 있음을 알 수 있었다.

  이러한 결과를 참고로 하여 국내 대학도서관에서 자료보존 활동이 활발하게 수행되도록 다음과 같은 제안을 하고자 한다. 먼저, 자료보존의 필요성을 심각하게 인식해야 한다. 이를 위해서 개별 도서관에서는 장서 실태를 조사하여 문제의 심각성일 일깨우는 한편 직원 교육을 실시한다. 그리고 자료보존에 관한 각종 정보를 수집, 습득하여 자료보존을 위한 정책을 수립하고 이를 전담하는 직원 혹은 부서를 두어 관련 활동을 계획하고 업무를 조직화한다.    자료보존은 개별 도서관만의 문제가 아니라 전체 도서관의 공동 관심사이므로 협력사업을 벌일 필요가 있다. 그러므로 먼저, 자료보존 전문 단체, 학회, 협회 혹은 산하단체, 소그룹 모임 등을 설립, 운영한다. 두 번째, 관련 단체에서는 공동 교육 및 세미나를 개최한다. 세 번째, 주제별 기탁도서관을 선별하여 개별 도서관에서 이용이 잘 안되는 자료를 주제별로 모아 집중 관리한다. 네 번째, 자료보존 관련시설/장비가 고가일 경우 이를 공동 이용할 수 있는 방법을 개발한다. 다섯 번째, 자료보존의 필요성을 널리 인식시키기 위한 행사를 개최하고 자료보존 사업에 필요한 지원금을 모금한다.
  마지막으로 학계에서는 자료보존에 관한 교육과 연구를 확대해야 한다. 대학의 문헌정보학과에서는 자료보존 과목을 신설하거나 개발하는 한편 전문가를 양성하여 사서의 전문가로서의 영역을 넓혀야 한다. 이러한 활동을 통하여 자료보존을 위한 기반이 넓어지면 대학도서관의 학술정보 제공 서비스가 외국 도서관 수준으로 향상될 것이다.   

 

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