벤치마킹 수행 보고서

2003년 7월 10일

과학정보관리부장  방준필

1. 서언

지식/일반행정 그룹의 일원으로 미국 서부 및 캐나다에 소재한 우수대학 벤치마킹 연수를 6월 15일부터 22일까지 7박 8일의 일정으로 다녀왔다. 이번 벤치마킹은 고려대학교가 세계 100대 대학 수준으로 진입하기 위한 정책의 일환으로, 우리의 행정을 그러한 수준으로 높이기 위한 아이디어를 얻기 위하여 이루어진 것이다. 이를 위하여 우리가 안고 있는 문제가 무엇인지 살핀 후, 우수 대학에서는 이러한 문제를 어떻게 해결하고 있는지 알고자 하였다.

필자는 도서관에 대하여 다음과 같은 사항을 문제로 삼고 벤치마킹을 하였다.

가. 일반(인사 및 조직) : 도서관이 대학의 명성에 걸맞지 않게 수준이 낮다. 대학의 심장이라고 불리는 도서관이 학교 구성원으로부터 제대로 평가를 받지 못하고 있다. 

나. 장서 : 연구, 강의 및 학습활동을 충분히 지원하지 못하고 있다. 이용자는 항상 도서관에 원하는 자료가 많지 않다고 불평한다.

다. 열람 서비스 : 주제전문 서비스가 이루어지고 있지 않으며, 단행본 열람 위주의 서비스에 머물고 있다. 장서관리가 미흡하며 이용자 교육도 부실하다.

라. 시설 : 도서관 건물에 연구실이나 강의실 등 타용도의 공간이 많이 점유하고 있어 도서관 전용공간이 부족하고 공간 배치가 부적절하다. 그 결과 유사한 규모의 국내 대학도서관 가운데 가장 시설이 열악한 처지에 놓여 있다.

마. 수서, 정리 : 장서개발 정책이 미비하고, 정리에 많은 인력이 투입되어도 다량의 미정리 자료가 상존한다. 

바.  전산 : 자동화시스템이 낙후되었으며 홈페이지 운영 및 개선이 지체되었다. 그리고 디지털도서관 사업이 미진하다.

위와 같은 사항에 초점을 두고 공식 방문 대학인 UC Berkeley, UC Davis, Stanford, UBC 와 비공식 방문 대학인 캘리포니아 주립대학 SFSU, Hayward를 포함 6개 대학 도서관을 조사, 견학, 면담을 통하여 정보를 수집하였다. 이를 분석하여 우리가 나아갈 방향을 설정하였다.

2. 벤치마킹 대상

2.1. San Francisco State University

SFSU는 California State University의 23개 캠퍼스 가운데 하나로, 샌프란시스코에서 1899년 개교하였다. 도서관의 이름은 J. Paul Leonard Library이다. 장서는 150만 책,  eBook은 8,000종, 제본 잡지권수는 14만 책, 구독 학술지는 6,000종, e-journal은 6,100종, 데이터베이스는 140종을 구독한다. 전문사서는 28명, 일반사서 38명, 스탭 61명, 학생보조원 35명이다. 자료구입비는 300만 달러(약36억 원)인데 전자정보원에 24%, 저널에 48%, 저널 외 연간물에 9%를 사용한다.

  자료대출 기한은 Main collection의 경우 28일이며 그밖의 자료는 아이템별로 다르다. 연체료는  8일 이상 대출기한이 설정된 자료는 하루에 25센트, 7일 이내 대출기한 자료는 하루에 1달러, 대출기한이 하루 이내인 경우는 시간당 1달러이며 최대 연체료는 25달러로 제한하고 있다. 일주일에 81시간 개관하며, 관내에는 인터넷 스테이션 187개가 설치되어 있으며, 열람석은 1,896석이다.

  장서개발은 18명의 주제전문사서와 2명의 직원이 협동하여 수행하며 이용자의 구입 요청을 환영한다. 구입요청된 자료는 사서가 해당 학과 교수와 협의하여 결정하기도 한다.  

  1952년에 건립된 도서관은 원래 지상 3층이었으나 1971년 6층으로 증축하였다. 도서관 환경의 변화 및 공간부족 문제를 해결하기 위하여 2000년에 리노베이션 계획을 확정하였다. 설계는 2002년도에 계약을 하여 2004년에 완성하고 공사는 2005년부터 시작하여 2008년에 완공할 예정이다. 계획에 의하면, 40만 책의 장서가 개가제로 비치될 것이며 나머지 장서는 ARS(Automated Retrieval system) 서가에 비치된다. 

2.2. California State University, Hayward

California State University 가운데 하나이다. 도서관은 장서가 80만, 직원은 36명이다. 자동화시스템은 INNOPAC을 도입하여 HAYSTAC으로 명명하였다. 캘리포니아 주 대학도서관 전체를 망라하는 목록 시스템인 PHAROS, 30여 개의 도서관 협의체 종합목록인 LINK+를 운영한다.

  도서관 건물은 가운데가 비어 있는 ▣ 모양의 구조물이다. 1층 로비에는 검색 터미널, 데이터베이스 센터, 레퍼런스 데스크, 열람 카운터가 있다. 로비 안쪽으로 주제전문사서의 사무실이 있다. 로비 왼쪽에는 넓은 Technical Service 사무실이 있는데, 이전에 많은 인원이 그곳에서 일을 했지만 이제는 5-6명만 남아서 수서와 정리를 하고 있다. 남는 공간은 리모델링을 하여 열람공간으로 만들 계획이라고 한다. 시스템실은 기계실과 떨어져 있는데 하드웨어 담당, 네트워크 담당 그리고 DB 담당 사서가 있다.  기계실은 많은 장비로 어지럽게 보여 정비가 필요하게 보였다. 이용자 교육실은 두 곳이 있는데, 교육과 실습이 분리되어 이루어진다고 한다.  

  2층은 서가와 개인용 열람시설, 그룹스터디룸이 차 있는데 로비에는 Media Resource and Reserves Desk가 있어 비디오 테이프나 CD-ROM 같은 비도서자료와 과제도서를 제공한다. Administration 사무실과 Special Collection실이 은데, 같은 모양으로 되어 있는데, 단행본 서가와 그룹 스터디룸, 열람공간이 차지하고 있다. 지진에 대비한 안전공사 때문에 일부 구역은 통제를 시키고 있다. 이러한 공사는 학기중에 준비를 했다가 방학 때 추진한다고 한다.

  주 정부의 예산 지원 삭감, IT 기술 도입 등의 환경변화로 도서관에서는 다음과 같은 정책을 수립, 시행하고 있다.

    가. 정리의 아웃소싱을 과감하게 실행하여 정리 직원을 감원하였다.

    나. 공간 재배치 계획을 수립, 점진적인 리모델링을 추진한다.

    다. 노트북, 무선랜 카드 대여, 검색 단말기를 확충한다.

    라. 지진에 대비하여 안전 시설을 보완한다.

    마. 이용자 교육 프로그램을 강화하여 이용자와 밀접한 관계를 유지한다.     

국내 도서관에서는 조직체계가 정리과, 열람과 등으로 획일적으로 구성되는 경향이 있는데,  미국도서관의 경우 복잡하게 구성된다. Hayward는 대학과 도서관의 규모가 국내의 일반적인 대학과 유사하기 때문에 비교 대상으로 적합한데, 그 조직은 다음과 같다.

Library Administration

          University Librarian 

                  Associate University Librarian

                  Administrative Analyst Specialist

                  Administrative Support Coordinator

Access Services = Circulation Services, Stack Maintenance, ILL

          Access Services Coordinator

                  Circulation = Library Assistant 5명

                  ILL = Library Assistant 2명

Media Resources and Reserve Desk

          Media Reserve Coordinator

                  Library Assistant 1명

Archives & Special Collections

          Library Assistant 1명

Systems

          Computing Coordinator

                  LAN/PC Support

          OPAC Coordinator = Librarian

Contra Costa Campus Library

          CCCL Coordinator

                  Library Assistant 1명

Instruction & Research Services

          I&RS Coordinator

                  Librarians 8명

                          Library Assistant 1명

Technical Services

          TS Coordinator

          Acquisitions Coordinator

          Bibliographic Control Coordinator

                  Library Assistant 3명

Government Documents

          Acquisitions Coordinator 겸임

관장과의 면담에서 이용자 교육과 홍보를 강화하여 도서관과 이용자 간의 밀접한 관계를 형성하고 이용자가 도서관을 자주 찾게 하기를 당부받았다.

2.3. UC Berkeley

교문 앞 광장에는 학생회관과 행정관이 마주 보고 있는데, 대학의 규모가 커지면서 교문 밖에 지은 것이다. 캠퍼스 밖으로 학교 시설이 팽창하고 있는 점은 우리도 벤치마킹할 만하다. 1868년 개교한 버클리 대학은 University of California 10개 캠퍼스 전체의 본부에 해당한다. 교지 면적이 약 5,000㎢(150만 평)이며 전임교원 1,399명, 학부생 28,514명 대학원생 6,828명이다.  

  도서관은 Doe Library, Moffitt Library, Bancroft Library 외에 여러 학과 도서관 그리고 기타 도서관으로 구성되며, 장서는 940만 책이다. 연간 장서 증가량은 20만 책에 이르며 구독하는 학술지는 89,750종이다. 총예산 $51,649,031 가운데 인건비는         $26,191,157, 자료구입비는 $18,170,846, 관리비는 $6,320,082이다. 자료구입비 가운데 단행본 구입비는 $8,329,979, 학술지 구입비는 $9,738,625에 이른다. 직원은  Professional Staff 254명, Support Staff 239, Student Assistants 194명으로 구성된다. 도서관자동화 시스템은 ALEPF 500을 도입하여 GLADIS로 명명하였다. 그리고 UC 전체 캠퍼스 종합 목록인 MELVYL을 함께 운영한다.

  도서관 방문자가 많아 화요일마다 정기 투어가 있다. Doe Library북쪽 현관에 들어서면 오른 편에 Morrison Library가 있는데, 베스트 셀러가 주로 소장되어 있고, 음악도 들을 수 있는 브라우징룸 같은 곳이다. 건너편은 인터넷을 이용할 수 있는 PC실이 있고 안쪽으로는 상설 전시장이 있다.

  Library Human Resources Department라는 인사부서에는 10명의 직원이 일을 한다. 옆에는  5,000책 정도를 유지하는 서점이 있는데, 장서 가운데 폐기한 것이나 기증자료 가운데 중복된 것을 이곳에서 판매한다. 수익금은 신간이나 훼손된 자료 대체본을 구입하는 데 사용한다. 영업시간은 월요일에서 목요일 사이에 오전 11시에서 오후 2시까지이다. InterLibrary Service 실에서는 1년에 4만 건의 서비스를 하기 위하여 10명이 일을 한다. Development Office에서는 5명의 직원이 도서관 기금을 모집하는 일을 하고 있다. 예산이 많이 줄어 도서관 자체적으로 기금을 모집하는 활동을 많이 하는 모양이다. 바로 앞에는 Periodicals, Newspapers, Microforms 실이 있는데 현관에 BDS가 설치되어 있다. 이곳의 자료들은 전부 대출된다고 한다.

  2층 홀에는 참고도서가 가득하다. 이전에 폐가제였을 때 신청한 자료가 나오면 대기번호가 표시되는 장치가 아직 남아있다. 가죽 장식으로 된 문도 그대로 남아 있는 곳도 있어 도서관 역사를 그대로 유지하고 있다. 도서관 자체가 대리석으로 화려하게 건축되어 고풍스럽고 시설이 모두 깨끗한 것이 대학의 수준을 그대로 나타내고 있다. 

  Circulation Desk 옆으로 지하 서고 입구가 있는데, 입구에서는 ID를 확인하는 직원이 출입자를 통제하고 있다. 북미 4번째의 방대한 장서를 보유한 버클리 대학의 많은 장서가 지하 4층 서고에 보관되는데, 서고는 아트리움을 통해 햇빛을 받아 밝고 청결한데, 곳곳에 열람테이블이 있다. 나중에 유학생한테서 들은 얘기 중, 필요한 책은 다 소장되어 있어 구입희망신청을 한 적이 없다고 한다. 장서가 많은 만큼 폐기도 많이 하고 있다는데, 다른 기관으로 보낸다고 한다. Preservation Department에는 25명의 직원이 일을 한다. 시스템실에는 37명의 직원이 있는데, 행정 5명, 디지털 작업 9명, 시스템 개발 및 운영 9명, 서버 관리 4명, PC와 네트워크 관리는 10명이 맡고 있다. Techncal Service Department에는 76명의 직원이 수서와 정리를 하고 있다.

  Doe Library와 Moffitt Library는 서로 붙어 있는데 인문사회, 예술, 국제관련 자료를 중심으로 소장하며 나머지 주제의 자료는 학과 건물에 있는 주제별 도서관에 분산되어 있다. 자료의 대출기한은 Gardner(Main) Stacks에 있는 자료는 학부생에게 1개월, 대학원생은 3개월, 교수는 1년이다. Gardner Stacks의 연간물은 신분에 관계없이 1주일간 대출된다. Moffitt Library 장서는 학부생 용이라서 모든 이용자에게 2주간의 대출기간만 부여한다. 대출기간 중이더라 다른 이용자의 Recall이 있을 때는 e-mail이나 엽서로 통지가 가며, 이럴 경우 1주일 이내에 반납되어야 한다. Recall한 자료가 반납되면 신청자에게 통보를 한다. 찾고자 하는 자료가 서가에 없을 경우 Search Request를 하면 나중에 발견되는 대로 통지해 준다. 

Doe Library 동편에 있는 Bancroft Library의 장서는 대출이 되지 않는다. 4,400만 장의 유명인사 문서가 마이크로필름으로 제작되어 있다.

  직원은 90년대 이전보다 1/3 수준으로 줄었다는데, 그럼에도 불구하고 최고 수준의 도서관으로 자부심을 유지하기 위하여 노력을 계속하고 있다. 또 오랜 경력이 있는 사서들이 많이 퇴직하면서 이들의 축적된 지식도 함께 사라지는 것을 아쉬워하는 한편 유능한 사서를 채용하기 위한 노력을 하고 있다. 모든 인력관리가 과학적으로 이루어지도록 시스템화되어 있다. 고용, 연봉, 훈련, 휴가, 작업 매뉴얼, 직무평가 등 인사관리의 모든 자료가 홈페이지에 공개되고 있다.

  도서관은 대학에서 지식인의 심장이 되어야 하며, 개인이 소유하기에는 고가인 자료를 제공하는 데 강조하고 있으며, 대학 구성원이 도서관을 자료소장처가 아닌 정보의 게이트웨이로 인식하도록 노력하고 있다. 1997년 당시 관장이던 Peter Lyman은 신임 총장한테 도서관 계획¹⁾을 보고하였다. 이 가운데 경쟁력 향상을 위한 전략과 계획이 포함되어 있으며 주요 내용은 다음과 같다. 

A. 장서

  (1) 기금 모집 전략 개발

  (2) Library Planning and Action Initiative Task Force : 학술물 가격상승 대처

  (3) Capital Campaign : 장서기증운동

B. 운영

  (1) Bridge Funding to Rebuild Specialists

  (2) Capital Budgets for Consolidation

  (3) Bridge Funding for New Service Models

C. 계획

  (1) 성과 측정

  (2) 전자 출판

  (3) Teaching Library

  (4) Digital Collection & Infrastructure

  (5) Institutional Cooperation

이 보고서에 따라 수행한 방안 가운데 도서관 서비스 확대는 주목할 만하다. 교수, 대학원생, 학부생의 집단별 서비스를 구분하였으며 가상의 Teaching Library를 구성한 것이 특징이다. 이 Teaching Library를 통하여 이용자 교육을 강화하였는데, 그 내용은 다음과 같다.

(1) Workshops 개설 : Basics, Finding Books, mylibrary, Finding Articls, 특정 DB,       Web Searching

(2) Library Tours

(3) customized instruction session

(4) services for classroom Instructors

이 가운데 교수를 위한 서비스의 경우 <Effective Asignments using Library Resources²⁾> 하에 다음과 같은 메뉴를 두었다.

(1) Set objectives and make them clear to students

(2) Teach research strategies

(3) Provide resource lists

(4) Consider alternative designs for the assignment

(5) Avoid these common problems

(6) Consult with librarians and use their services

버클리 대학도서관은 디지털도서관 사업에 있어서도 참고가 되고 있는데, 주요 사업은 다음과 같다.

    (1) Manuscript & archival collections : 비공식 출판자료 54개 collection을 제공

    (2) California Digital Library³⁾ : 9개 캠퍼스 공동 프로잭트

    (3) Online Archive of California⁴⁾ : CDL 서비스 중 하나.

    (4) Berkeley Digital Library SunSite⁵⁾ : 도서관 Sun 사의 공동 사업

2.4. UC Davis

1905년 캘리포니아 주립 농업대학으로 설립되었는데 실제 강의는 1908년에 시작되었기 때문에 1908년을 개교 100주년으로 삼고 있다. 캠퍼스가 넓고 시설이 확대일로에 있는 Davis는 대학이라기보다 하나의 독립된 국가와도 같다.

5개의 도서관에 330만 책을 소장하고 있으며 구독중인 연간물은 45,860종이다. 직원은 전문직원이 59명, 일반직원은 173명이다. 중앙도서관 격인 Shields Library는 사각형의 건물 가운데에 아트리움이 있는 ▣ 모양으로 되어 있다. 현관을 들어서면 오른 편에 Circulation, Interlibrary Loan 실이 있고 왼편에는 목록검색이 가능한 시설들이 있다. 넓고 쾌적한 시설에 그룹스터디룸, 열람석이 곳곳에 마련되어 있다. 4층에는 수서, 정리, 제본실 등의 사무실이 있다. 특히 제본실은 자료의 보존을 위한 처리를 하는 작업장이다. 훼손된 자료를 수선하고 표지를 교체하고 제본을 다시 한다. Department of Special Collections는 1966년 설치되었는데, 106,000책, 14,000 피트 분량의 문서를 보존하고 있다. 전시실이 마련되어 있으며 사무실 뒤에는 서고가 있다. 건조한 기후 덕에 습도 조정은 하지 않고 온도만 조정한다. 시스템실에는 14명의 인원이 서버, DB를 관리하고 있으며 PC를 비롯한 장비 관리를 맡고 있다. 

  학부생은 단행본 대출기한이 2주이며, 14회까지 연장할 수 있다. 연간물은 청구기호에 따라 1일, 1주일 대출되며 대출금지가 설정되는 자료도 있다. 대학원생의 단행본 대출기한은 quarterly이며, 교수는 1년이다.

2.5. Stanford University

대륙횡단 철도건설업으로 부를 축적했으며 주지사, 상원의원을 지낸 Leland Stanford(1824-1893)가 15세에 요절한 외아들을 기리기 위하여 1885년 설립한 릴랜드 스탠퍼드 주니어 대학에서 기원한다. 오늘날의 스탠포드 대학으로는 1891년 개교한 셈이며, 교지 면적은 1,000만 평에 이른다. 방대한 시설을 관리하기 위하여 전임 직원이 7,000명에 이르며 임시직원은 1만 명 이상 고용되고 있다. 대학의 인사부서에서 직원의 고충을 해결해 주기 때문에 직원이 노조의 필요성을 못 느끼며, 임시직원만 노조를 구성하고 있다. 

  중앙도서관 역할을 하는 Green Library는 인문사회, 지역연구 그리고 학제간 주제자료를 소장한다. J. Henry Meyer Memorial Library는 Academic Computing과 동아시아도서관이 있다. 자연과학, 교육, 예술 등의 주제별로 13개 분관이 산재하고 있으며  Stanford Auxiliary Library는 이용률이 낮은 장서를 소장한 보존도서관의 역할을 한다. 그밖에 Hoover Institution Library and Archives 등의 5개 Coordinate Library가 있다. 도서관에 있는 Academic Computing division과 Academic Information Resources⁶⁾는 강의, 학습 그리고 학교생활에 필요한 기술을 배우는 데 지원한다. 

  도서관 장서는 770만 책, 마이크로필름이 540만 종, 구독하는 학술지는 5만 종이며 매년 17만 책이 증가하고 있다. 직원은 전문직 314명, 일반직원 262명, 학생보조원은 96명이다. 7,000만 달러의 총예산 가운데 인건비가 3,700만 달러이며 자료구입비는 1,800만 달러이다. 자료구입비 가운데 학술지는 1,200만, 단행본은 520만 달러이다. 1997년 시스템을 NOTIS에서 Sirsi's Unicorn(http://www.sirsi.com/)으로 교체하였다.

스텐포드 대학도서관은 인사부(Human Resources)⁷⁾가 발달되어 있는 특징이 있다. 직원은 5명으로, Director, HR Manager, HR Officer, Employment Coordinator, HR Admin로 구성된다. 이곳에서 하는 일은 

        (1) 능력 있는 전문사서의 고용, 대우, 보상, 승진 관리

        (2) 사서의 작업환경 관리 

        (3) 모든 직원의 대우 조정

        (4) 법과 규정 적용 등이다.

디지털도서관 사업⁸⁾의 경우 다음과 같은 주요 서비스를 제공하고 있다.

        - Geographic Information Systems

        - Humanities Digital Information Service

        - Social Sciencs Data Service

1995년 Technical Service 업무를 재설계하기 위하여 Stillwater Consulting Group과 도서관의 Redesign Team이 협동하여 사업을 추진하여 75만 달러의 비용을 절감하면서도 서비스의 효율, 속도, 질을 향상시켰다.

2.6. Univ. of British Columbia

1908년 설립된 브리티시 컬럼비아 대학은 120여만 평의 부지에 23개의 단과대학과 대학원원으로 구성된 공립대학이다. 도서관은 21개의 도서관으로 구성되며 장서는 480만 책, 마이크로필름 500만, 구독중인 학술지는 35,000종이며, 매년 장서가 95,000책씩 증가하고 있다. 대출량은 한해 500만 건을 기록하고 있다. 직원은 전문직원 115명, 일반직원 220명, 학생보조원 56명으로 구성된다. 자료구입비 880만 달러 가운데 단행본 185만 달러, 연간물 600만 달러이다. 이용대상 학생수 27,000명, 대학원생 5,500명, 교원 1,800명이다. 도서관에는 400대의 Web workstations이 설치되어 있다. 

  Main Library는 교육개혁을 구현하고 21세기 연구와 학습의 핵심요소인 상호작용, 학제, 국제 그리고 정보기술을 지원하기 위하여 Learning Center(The Irving K. Barber Learning Center)로 변신한다. 이는 강의, 개인학습, 명상, 토론 같은 다양한 학습방법을 보장하고 지원한다. 정규 교육활동 밖에서 발생하는 중요한 학습을 격려하는 이 학습센터는 비정규 사회활동 공간, 리사이트 홀, 전시장도 포함한다. 지식을 정보로 바꾸는 이 센터는 캐나다에서 처음으로 한 건물에서 정보원, 서비스, 학제간 학습지원, 그리고 연구활동을 통합하는 기관이다. 센터는 렉쳐 홀, 만남장소, adaptable 강의실, 세미나실을 수용하여 UBC의 학제, 정보연구 프로그램과 사회 행사를 지원한다.⁹⁾ 이 계획을 위하여 6천만 달러를 투자하여 2005년까지 리노베이션을 완성할 것이다.

  도서관은 대학의 TREK 2000 등의 발전계획에 부응하기 위하여 별첨 부록과 같은 전략¹⁰⁾을 수립하였다. 이 전략은 도서관이 대학과 세계의 학습, 연구 그리고 지식 생산에 필수적인 훌륭한 정보원과 서비스의 개발, 제공 및 전달에 있어서 지역, 국가 그리고 세계적인 리더가 될 것을 비젼으로 삼았다. 이를 위하여 도서관은 다음과 같은 전략을 수립하였다.

(1) 학생들의 학습활동을 돕기 위하여 교수와 협력한다.

(2) 학생들이 지식사회에 성공하는 데 필요한 정보 획득과 사고기술을 개발하도록 돕는다.

(3) 학생, 교수 등이 지식의 생산과 전달에 필요한 정보원을 찾고, 개발하고 이를 효과적으로 사용하도록 함께 일한다.

(4) 훌륭한 사서를 고용하고, 업무에 필요한 기술을 습득하도록 하고 교육을 시킨다. 그리고 뛰어난 업무가 인정되고 보상받는 매력적인 환경을 제공한다.

(5) 학생과 교수를 위한 정보원이 질과 양에서 확신이 서도록 한다.

(6) 이용자에게 전문가의 어드바이스와 도움을 제공한다.

(7) 학습과 연구를 향상시키는 물리적인 환경과 정보기술을 포함한 포괄적이고 효율적인 기반을 유지한다.

(8) 상호이익이 되는 선에서 정부, 업계 그리고 산업체와 동반관계를 형성한다.

(9) 다른 교육기관과 협력한다.

이러한 전략을 실행하는 데 있어서 가치를 설정하고 People, Learning and Research, Community and Internationalization의 3개 부문에서 계획을 수립하였다(자세한 내용은 별첨 참조).

3. Best Practice 정리

조사와 견학을 통하여 Best Practice로 판단되는 사항을 다음과 같이 정리하였다. 

3.1. 일반

가. 전문직 포진 : 관장(임기 없음), 주제전문사서, 관리전문직, 시스템 관리책임자를 전문가  로 선발한다.

나. 전문성의 구분 : 전문직은 문헌정보학과 특정 주제분야의 석사학위 소지자로서 조교수 신분을 부여받는 specialist이다. 일반직원은 전문직원이 지휘하는 직원인데 사서직인 support librarian과 행적직인 staff로 구분된다. 전문직원과 일반직원은 마치 군대에서의 장교와 사병처럼 자격을 구분하여 모집한다.

다. 전문가 활용 : 북미 도서관은 관장의 경영 및 관리 기능, 전문사서의 서비스 기능이 조화를 이루어 최고의 효과를 보인다.

라. 직원수 : Berkeley와 Stanford에는 500여 명, Davis에는 300여 명, UBC에는 200여 명의 많은 직원이 일을 하기 때문에 도서관 기능이 제대로 발휘되고 있다.

마. 인사의 독립

  - 직원의 고용, 교육훈련, 평가 등 체계적인 관리를 스스로 수행한다.

  - 도서관 인사부서가 별도로 설치되어 각종 프로그램을 완비하였다.

       *  버클리  : http://www.lib.berkeley.edu/LHRD/

       * 스탠포드 :  http://library.stanford.edu/depts/humres/index.html

바. 환경변화에 대처하는 전략 수립 능력을 타부서와의 협조하면서 발휘한다.

3.2. 장서

가. 일류 대학, 일류 도서관은 풍부한 장서로 증명된다.

나. 장서개발은 전문사서가 맡고 있다. 

다. 불명자료 : trace service = 주변 색출,

              regular shelf-reading = 정기적인 확인작업,

              periodic inventories = 검서

라. 자료폐기 : 주제전문사서가 자료의 가치를 판단하여 폐기한다.

              판매 혹은 다른 기관에 기증한다.

마. 장서관리 : 청결을 유지한다.

바. 자료보존 : 전담 부서 설치, 컨서베이터를 고용한다.

사. 귀중서 : 전시 활동이 잘 이루어지고 있다.

3.3. 열람

가. 열람시간 : 학기중, 방학중, 요일에 따라 다른 융통성이 있다

나. 비도서자료, 연간물 : 짧은 기간 동안 대출해 준다. 

다. 미납도서 회수 : 대출 권수는 무제한, 날짜는 제한. 연체 예정전에 통지한다.

라. 사회개방 : 외부인은 도서관 카드를 구입하여 이용한다.

마. 학생증/도서관 카드 발급 : 디지털 사진촬영 --> 플라스틱 ID카드 발급

바. 이용자 교육 및 안내 서비스가 활발하다.

사. 개가제, 과제도서제가 잘 운영되고 있다.

3.4. 시설

가. 외부인이 견학할 때 자랑스럽게 보일 정도로 건물이 웅장하고 고급스럽다.

나. 그룹스터디룸이 많고, PC가 많이 설치되어 있다.

다. 테이블 및 의자 등의 열람시설이 다양하면서, 안락하고 쾌적하다. 

라. 자료실 성격에 따라 7단 이상의 다양한 서가가 설치되어 있다.

마. 편의시설 : 도서관내에는 휴게실과 매점이 없다.

바. 장애자 : 휠체어 높이 복사기 설치, 도우미를 활용한다.

사. 관내 컴퓨터는 이용자 ID와 PW를 입력해야 사용할 수 있다.

아. 열람 창구는 서비스 공간이며, 일반 업무를 위한 별도의 사무실이 있다.

자. 반납된 자료 정리 공간은 창구와 별도로 마련한다.

차. 리모델링, 리노베이션은 사전 준비를 충분히하고, 단계별로 진행한다.

카. 공사 기간중 장서 이용을 보장한다.

타. 사서와 이용자 접촉이 용이한 구조로 되어 있다.

파. ARS(Automated Retrieval system) 서가 방식을 도입하였다.

3.5. 수서 및 정리

가. 자료선정 : 주제전문사서가 학과와 밀접한 관련을 가지고 선정한다.

나. 사서가 재량으로 지출하는 자료구입비 확보, 직급에 따라 차등 배정한다.

다. 무상기증자 : 케이스 바이 케이스. 다량 기증자는 별도의 도서관을 마련한다.

라. 전자저널과 페이퍼저널이 중복될 경우 이용자가 원하는 것을 선책한다.

마. 정리는 외부용역을 사용하는 추세이다.

바. 종합목록을 다수 사용한다.

사. 한글자료는 영문발음으로 입력하고 한글로도 표시한다.

아. 분류는 LC 분류표를 사용하고 있다.

3.6. 전산 및 DL

가. 상용 시스템 도입 : 자체 개발을 피하고 신뢰성 있는 패키지를 사용한다.

나. 인원 : 장비 관리를 위하여 전산직을 다수 고용하였다.   

다. 시스템 위치 : 도서관 전용으로 사용한다.

라. DL은 협력사업으로 대규모로 추진한다.

마. 홈페이지에서 많은 정보를 제공하고 있다.

4. Best Practice 분석 

4.1. 대학의 배경

북미의 우수 대학을 방문한 결과 특히 도서관이 발전한 이유를 분석해 보면 다음과 같은 배경이 작용하고 있다고 사료된다. 

가. 역사 : 대학의 역사가 국내의 경우보다 오래되어 축적된 자원이 많다.

나. 대학 문화 : Research 중심의 강의, 참고도서가 필요한 학습이 이루어지고 있다.

다. 도서관에 대한 인식 : 대학의 심장으로 인식하고 협력과 투자가 이루어지고 있다.

라. 예산 : 국가의 경제력, 고가의 등록금, 막대한 기부금으로 자금이 풍부하다.  

마. 조직 풍토 : - 전문가 간의 협조를 통한 운영과 서비스가 이루어진다.

               - 도서관의 독립, 자율을 보장한다.

               - 교수와 직원, 학생 간에 신뢰관계가 형성되어 있다.

               - 합리적이고 객관적인 사고방식, 경영논리가 뒷받침된다.

4.2. 도서관의 배경

이번에 벤치마킹의 대상으로 방문한 Berkeley, Stanford, UBC, UC Davis는 ARL(Association of Research Libraries) 통계에 의하면 회원도서관 가운데 종합 3, 4, 36, 38위 순위를 보이는 수준이다. ARL은 북미 즉, 미국과 카나다의 주요 대학도서관이 가입한 협의회로 회원 간의 발전을 도모하기 위한 조직이다. 이곳에서는 매년 회원 도서관의 통계를 집계하여 각 항목별 순위 및 종합순위를 발표한다. 이 결과를 보면 도서관의 순위가 대학의 수준을 그대로 반영한다는 사실을 알 수 있다<별첨 ARL 2001년 종합순위 참조>. 

  공식 방문 대학 외에 비공식 방문 대학인 SFSU와 Hayward 도서관을 포함, ARL 50위 및 100위 그리고 최하위 수준의 도서관을 포함하여 고대도서관을 비교하면 <표 1>과 같다. 표에 의하면, 고대도서관 수준은 ARL 회원도서관의 최하위 수준에 불과하다. 이는 고려대학교가 북미의 기준에서 보면 그만한 수준이라는 것을 암시한다.

  세계 100대 대학을 목표로 한다면 북미에서는 50위 내에 랭크되어야 할 것인바, 고대도서관이 그러한 수준에 이르도록 노력하는 가운데 대학도 그러한 수준에 도달할 것으로 확신한다. 

 5. 개선방향

벤치마킹 결과를 분석하고 우리의 환경을 고려하여 다음과 같은 개선방향을 도출하였다. 이러한 개선방향으로 나아가기 위해서는 도서관 스스로 많은 혁신적인 노력을 해야 할 것이며, 학교 당국의 폭넓은 지원이 필요하다.

4.1. 운영 일반

가. 전문가 지향

  - 도서관 서비스 및 운영을 외국 도서관처럼 전문가 중심으로 개편하고 일반사서 및

    스탭제도를 운영한다.

  - 도서관 관리자와 전문사서의 전문성 기준을 정하고 이에 도달하도록 교육과 훈련을 하       며, 보상체계를 마련한다.

  - 전문사서가 선서, 서비스, 장서관리의 주역을 맡도록 한다.

나. 직원수

- ARL 회원도서관은 모두 직원 수에 있어서 고대도서관의 2배가 넘는다. 북미 도서관의 시각에서 보면 인원수가 적은 우리 도서관은 정상적인 운영을 할 수 없다. 

  - 업무와 조직 개편을 100대 대학의 기준에 두고, 적정 인원으로 증원해야 한다. 

4.2. 장서

가. 현재 수준은 <표 1>에서와 같이 ARL 회원도서관의 최하위 수준에 불과한데, ARL 50       위 수준에 달해야만 세계 100대 대학의 도서관 수준에 이를 수 있을 것이다.

나. 따라서 장서 300만 이상, 구독 학술지 25,000종, 예산 100억 원을 목표로 해야 한다.

4.3. 서비스

가. 이용자 서비스는 전문사서 중심으로 이루어지도록 한다.

나. 학부생, 대학원생, 교수별로 서비스를 구분한 서비스 체계를 구축한다.

다. 레포트나 논문을 쓸 수 있는 지침 및 자료 조사방법을 제시한다.

라. 주제별 정보원을 수집, 홈페이지에 정리하여 제공한다.

마. 대출조건을 검토하여 조정한다.

- 대출책수의 제한을 점진적으로 완화한다. 이를 위하여 장서개발 정책을 수립한다.

- 대출기한은 과제도서 등 외에는 대폭 확대한다.

- 예약제도를 실시한다. 이를 위하여 도서관자동화 시스템을 보완한다.

- 연속간행물, 참고도서, 비도서 자료도 선별하여 대출한다.

바. 서비스에 대한 이용안내를 확대한다.

사. 이용자 교육을 강화한다.

  - 다양한 이용자 교육 프로그램을 개발한다.

  - 홈페이지를 통한 이용자 교육 메뉴를 개발한다.

  - 신입생의 교양과목에 도서관 교육시간을 포함시킨다.

  - 학과수업에 도서관 교육을 실시하도록 의뢰받는다.

4.4. 도서관 시설

가. 넓고 쾌적한 시설은 기본이다. 현재 고대도서관의 시설은 국내에서도 경쟁력이 낮다. 

나. 학습활동을 지원하기 위한 다양한 시설 및 공간이 설치되어야 한다.

다. 도서관 건물의 전용화, 공간 재배치 등의 리모델링이 시급하다.

라. ARS 방식의 서가를 설치하여 장서관리를 한다.

4.5. 수서 및 정리

가. 미국과 캐나다의 대학도서관에서 사용하는 분류표는 LC(Library Congress) Classification System이 대부분이다. 우리의 경우 2000년부터 DDC(Dewey Decimal Classification)로 변경하여 사용하고 있다. 이는 국내 대다수 대학도서관이 사용하고 있는 경향에 합류하기 위해 DDC를 채택한 것이었다. 그러나 국내 대학도서관도 미래에는 LC 분류체계로 변환할 것으로 예상되는 바, 우리도 LC 분류 변환에 대비해야 할 것이다.      

나. 정리 업무체계를 개편하여 외부 데이터나 인력을 활용하는 한편 직원을 재배치하여 타업무를 보강하기 위하여 재배치한다.

4.6. 전산 및 DL

가. 자동화시스템은 개발보다는 패키지 방식을 선택한다.

나. 시스템의 과도한 수정은 피하고 업무방식을 가급적 시스템에 맞춘다.

다. 이용자 검증방식에 있어서 PIN(Personal Identification Number) 제도 도입을 검토한다.

라. DL 사업은 교내 혹은 교외 기관과 협력하여 수준과 범위를 확대한다. 

4.7. 과학도서관의 경우

1984년 개관할 때 직원수는 12명이었다. 현재 장서수가 3배, 이용자수가 2배 증가하였음에도 불구하고 직원은 9명으로 줄어 있다. 또한 도서관 건물은 강의실, 사무실 등의 타용도로 사용되는 공간이 도서관 전용 공간보다 많다.

  과학고대를 지향하기 위해서는 국제수준의 업무를 개발하고 이에 합당한 조직을 개편하고 직원수를 증원해야 한다. 1차 서비스(이용자 서비스)를 위한 업무와 인력을 늘리고, 2차 서비스인 자료 수집/정리 기능을 통합하고 관리기능을 보강함으로써 1차 서비스를 지원한다. 이를 위하여 자연계 캠퍼스의 5개 대학을 서비스하는 5명의 주제전문사서를 선발하여 1차 조직 개편을 한다. 이후 세계 100대 대학의 수준에서 업무를 더욱 개발, 주제전문사서를 10명 수준으로 증원하면서 전문직원과 보조직원으로 구분, 배치한 조직 개편을 한다. 이를 표로 제시하면 다음과 같다. 도서관 건물은 전용화하여 연구, 강의 및 학습활동을 지원하는 다양하고 쾌적한 시설을 꾸며야 할 것이며 이를 위한 조직적인 준비활동이 필요하다.

참고 사이트

ARL http://www.arl.org/

California State University Library, http://www.library.ubc.ca/

San Francisco University Library,  http://www.library.sfsu.edu/

Stanford University Library, http://library.stanford.edu

UBC Library, http://www.library.ubc.ca/

UC Berkeley Library, http://www.lib.berkeley.edu

UC Davis Library, http://www.lib.ucdavis.edu/

1) Peter Lyman, The University Library, UCB Library, 1997.

2) http://www.lib.berkeley.edu/TeachingLib/assignments.html

3) http://www.cdlib.org/about/overview/

4) http://www.oac.cdlib.org/about/

5) http://sunsite.berkeley.edu/Admin/

6) http://www-sul.stanford.edu/computing.html

7) http://www-sul.stanford.edu/depts/humres/geninfo.html#staff

8) http://www-sul.stanford.edu/depts/dlp/index.html

9) http://www.ikebarberlearningcentre.ubc.ca/

10) http://www.library.ubc.ca/home/LibrStratPlan.pdf